Le contexte :
La plupart des organisations d’entreprises s’appuie sur de très nombreux documents qui permettent d’assurer la réalisation de tous les processus clé pour leur bon fonctionnement.
Ces documents (souvent sous format papier ou Excel) permettent aux collaborateurs de l’entreprise de gérer des processus de différentes complexités, qu’il s’agisse de :
- Demandes à effectuer et à transmettre vers d’autres départements.
- De processus de validation avec enregistrement d’autorisation de managers.
- De transmission de documents techniques pour assurer le bon respect de procédures d’intervention.
- De maintenance.
- De production.
- De sécurité.
Le nombre de documents croît rapidement dès lors qu’on inclus ceux à vocation administrative, technique et opérationnelle. On peut les compter en dizaines de milliers de saisies quotidiennes afin d’assurer les besoins en gestion.
Le numérique continu de transformer l’entreprise. La généralisation des technologies mobiles et digitales nécessite de revoir le traitement, la gestion et la manière d’échanger des documents liés aux processus métiers au sein de l’organisation, quel que soit son secteur d’activité et sa taille. Le défi s’avère encore plus complexe si l’organisation est repartie sur plusieurs sites, suit des réglementations différentes et utilisent une multitude de langues pour communiquer.
Pour des raisons culturelles, d’efficience, de productivité et surtout de compétitivité, l’intégration de l’usage du smartphone ou de la tablette dans les différents départements de l’entreprise (production, achat, ventes, logistique/supply chain, marketing & communications, informatique, services généraux, ressources humaines, finance, direction générale) donne tout son sens pour interagir en temps réel et de manière collaborative. Elle permet à l’entreprise d’être beaucoup plus agile. Elle libère du temps aux collaborateurs, leur permettant ainsi de s’adonner à d’autres tâches génératrices de plus de valeur.
Le temps passé à l’exécution de l’ensemble des processus n’est pas vraiment rémunérateur, et s’ils sont mal gérés, ils peuvent coûter cher à l’organisation.
L’opportunité :
La digitalisation de ces documents représente une opportunité significative. Les données présentes dans le système d’information sont immédiatement saisies dans une application. Puis, elles sont automatiquement transférées quelles que soient les contraintes de distance et de processus. Les transmissions s’effectuent sans avoir besoin de ressaisir les données, évitant ainsi les pertes de temps et la génération d’erreurs. Parallèlement, elles sont immédiatement stockées en base de données. La recherche est alors simplifiée et les anomalies et non-conformités font l’objet d’une transmission immédiate aux bons interlocuteurs, ce qui réduit les risques d’accidents et de non qualités.
La business intelligence (BI) se démocratise sur l’ensemble des métiers. Le processus de prise de décisions stratégiques par les dirigeants et responsables est lui aussi accéléré grâce à la restitution immédiate et visuelle des données via les appareils mobiles.
Comment UERP répond à ces problématiques
La plateforme de déploiement de programmes de digitalisation UERP offre plusieurs modules dédiés à la digitalisation de documents avec de nombreuses possibilités de paramétrage.
Chaque document peut être reconstitué en quelques clics. Le processus se paramètre en toute simplicité, qu’il s’agisse d’un processus à vocation technique ou à vocation administrative. Pour chaque document, la définition des rôles et des droits permet de paramétrer simplement les flux de transmission de données auprès des :
- Emetteurs.
- Des personnes en charge de traiter le processus.
- Des personnes chargées des validations aux différentes étapes de transmission.
- Des personnes chargées de suivre les rapports d’anomalie lorsque le processus effectué ne répond pas aux critères de qualité prédéfinis.
Les principaux cas de digitalisation de documents auxquels répond UERP sont les suivants :
Digitalisation des processus achats-vente jusqu’au suivi de la livraison
Les applications mobiles développées en moins d’une heure à l’aide de la plateforme de digitalisation UERP accélèrent tous les flux liés :
- Aux achats en établissant des contrats fournisseurs.
- Aux ventes avec générant des devis.
- Des contrats et des factures clients via la seule utilisation du smartphone ou de la tablette.
Les livraisons peuvent également être suivies par cette même méthode et donc informer le bon interlocuteur en temps réel de manière à optimiser la logistique et les opérations conséquentes à celles-ci.
Digitalisation des différentes opérations afférant au site de production
Les responsables en usine et les opérateurs utilisent une tablette ou un smartphone pour se connecter aux différentes applications mobiles créées à l’aide de UERP. Ils sont alors informés des quantités qu’ils sont autorisés à produire en fonction des commandes passées par les clients. Ils peuvent immédiatement demander à ce que des matériels leur soient attribués ou loués pour la bonne exécution de la production en fonction des ressources nécessaires et de celles qui sont réellement disponibles.
Ils sont également à même de vérifier les notices d’utilisation de ces matériels ainsi que leur bon état de fonctionnement une fois les documents digitalisés, de suivre la maintenance des machines en suivant les procédures tout en se déplaçant dans l’usine les mains libres. Cela évite les pertes de documents papiers et les erreurs dues à l’appréciation ou l’interprétation humaine.
Cela permet également à tous les intervenants de suivre les mêmes procédures quelque soit le site du groupe. Les rapports de contrôle restitués par UERP sont accessibles en temps réel et donnent la possibilité aux opérateurs sur site et aux responsables de suivre la bonne exécution des procédures de sécurité et l’optimisation de la qualité. Les rapports d’interventions sur site interne et client remplis sur les appareils mobiles accélèrent les délais de traitement de celles-ci.
Digitalisation des documents liés aux ressources humaines
UERP permet notamment à tous les collaborateurs de remplir des timesheets adaptés à leur métier : qu’ils travaillent en marketing, en finance, en commercial ou dans d’autres services. Cela permet, par exemple, à un consultant de voir précisément le temps qu’il passe pour chacun de ses clients et de faire le lien avec la facturation de chacun d’eux. Le fait que ces processus soient digitalisés tout en étant dotés d’un design convivial (et donc accessibles à tout moment via le smartphone) simplifie considérablement la vie des cadres qui rechignent souvent à remplir des timesheets fastidieuses et peu attrayantes en fin de mois ou en fin de semaine lorsqu’ils peuvent se poser avec leur ordinateur portable.
En outre le module UERP BI permet d’établir des rapports de suivi de performance, qualité, fréquence, état de procédure en temps réel, et ça sans nécessiter de compétence technique ou de développement. Ces rapports sont créés à l’aide des données transmises via les formulaires et autres documents liés aux procédés métier pour qu’une action soit menée à son terme. Ils sont disponibles en temps réel via le smartphone ou la tablette de l’opérateur ou de tout autre manager dans l’entreprise.
UERP : interconnexion avec les logiciels métiers
UERP s’intègre facilement au système d’information de l’entreprise. De plus, les usines d’APIs de UERP simplifient l’envoi des données récoltées via les applications mobiles de UERP vers les progiciels métiers utilisés par les entreprises. Grâce à la structure modulaire des applications de UERP, il est facile d’assembler « à la carte » et pour chaque site ou groupement de sites les APIs propres aux progiciels métiers intervenant de ce cadre spécifique. Ainsi, chacun peut répondre « à la volée » à la diversité des solutions mises en œuvre au sein de chaque site (sachant l’extrême variété des systèmes en place et des spécificités d’exploitation propres à chaque industrie).
UERP est livré avec 400 modules prêts à l’emploi. UERP supporte également la construction des bibliothèques d’usines logicielles propres à chaque entité, augmentant d’autant ses capacités de digitalisation, ce en continu. La plateforme intègre les spécifications les plus robustes et les plus sécurisées. Elle s’adapte aux exigences de chaque environnement.
Bénéfices induits :
UERP est avant tout un outil de performance digitale qui fluidifie la transition numérique globale de l’organisation. Il fiabilise et optimise les processus.
La rapide digitalisation des documents de l’entreprise offert par UERP permet à celle-ci de gagner en agilité grâce à l’utilisation de la business intelligence. Les décisions sont prises plus rapidement et permettent alors à l’organisation de conserver ses avantages concurrentiels en s’adaptant en permanence aux nouvelles demandes des clients.
UERP délivre une vue à 360° de l’état des lieux des rouages de l’entreprise à un instant « T ».
Au niveau de la production, la digitalisation des documents liés aux processus permettent d’augmenter la qualité des produits finis, de mieux interagir avec les achats et les ventes tout en respectant davantage les règles de sécurité.
Enfin, le portage en mobilité grâce à la digitalisation des documents dans l’entreprise apporte une meilleure ergonomie au travail pour les collaborateurs. De plus, la création des applications mobiles et le remplissage des formulaires ne nécessitent aucun apprentissage car la plateforme est totalement intuitive.