Le contexte :
Le facility management, apparu dans les années 1990, a permis la création d’entreprises spécialisées dans ce domaine qui sont, aujourd’hui, de plus en plus nombreuses. Il permet aux entreprises qui emploient ces dernières de se concentrer sur leur cœur de métier et de sous-traiter la gestion des sites à une seule et même entreprise de services. Les facility managers ont besoin, au quotidien, de connaître l’avancement de l’ensemble des tâches. Comme ces tâches peuvent avoir trait à la sécurité, à la propreté, mais également à la restauration collective, l’entreprise sous-traitante se doit d’être efficace dans l’ensemble de ces domaines. Le facility manager est donc en charge de vérifier que les services apportés au client sont bien conformes aux exigences qui ont au préalable été spécifiées dans un contrat.
L’opportunité :
La digitalisation du processus de facility management permet de grouper en un seul programme tous les éléments nécessaires non seulement au manager, mais également aux autres employés de l’entreprise sous-traitante ainsi qu’aux clients. Pour être ajusté au mieux aux besoins des usagers de l’application, la digitalisation doit donner la possibilité d’avoir accès à tous les éléments pertinents pour un usage défini.
Comment UERP répond à ces problématiques :
UERP offre plusieurs modules dédiés à la digitalisation de documents avec de nombreuses possibilités de paramétrage.
Chaque document peut être reconstitué en quelques clics. Le processus se paramètre en toute simplicité, qu’il s’agisse d’un processus à vocation technique ou à vocation administrative. Pour chaque document, la définition des rôles et des droits permet de paramétrer simplement les flux de transmission de données :
- Auprès des émetteurs.
- Auprès des personnes en charge de traiter le processus.
- Auprès des personnes chargées des validations aux différentes étapes de transmission.
- Auprès des personnes chargées de suivre les rapports d’anomalie lorsque le processus effectué ne répond pas aux critères de qualité prédéfinis.
Les principaux cas de digitalisation de documents auxquels répond Digitalizr sont les suivants :
- Devis clients.
- Factures clients.
- Contrats clients.
- Rapports journaliers d’activité.
En outre le module UERP BI permet d’établir des rapports de suivi de performance, qualité, fréquence etc. en temps réel et sans nécessiter de compétence technique ni de développements.
Bénéfices induits :
L’utilisation de la plateforme UERP dans le cadre du facility management permet :
- De réunir dans un seul et même endroit virtuel les documents utiles au facility management
- Un process simple d’utilisation qui donne lieu à un paramétrage précis (définition des droits et accès de chaque utilisateur ou groupe d’utilisateur)
- À tout utilisateur de signaler une anomalie ou un problème à résoudre
- À un client de se concentrer sur son métier
- De mutualiser les coûts des services généraux
- Au facility manager d’avoir un suivi d’opérations sur les actions à venir et celles en cours
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